Llegamos a la recta final, ¡no me lo puedo creer!, y toca analizar los resultados de nuestro proyecto, que, por cierto, ha conseguido su objetivo.

La verdad es que no ha sido nada difícil trabajar con un equipo tan fantástico como el mío. Gracias Carmen, Lola, Cristina y Toni por haber hecho tan fácil mi primer MOOC, ¡me ha encantado trabajar con vosotros!

Os presento ya nuestro informe final:


GRUPO 2017 ODISEA MOOC
TAREA MÓDULO 4 MOOC DE GESTIÓN DE PROYECTOS

INFORME SOBRE CÓMO HA IDO EL PROYECTO

DATOS BÁSICOS DEL PROYECTO:
-Nombre: TURISWEB (implementación de un formulario web para denuncias de particulares ante la Inspección de Turismo)
-Jefe del proyecto: Director de Turismo
-Entidad: Dirección de Turismo


1) ESTADO DE LOS INDICADORES DEFINIDOS EN EL PROYECTO


El proyecto tenía como objetivo la puesta en funcionamiento de un formulario web antes del 1 de marzo de 2018 y se había fijado un plazo de ejecución material del mismo de 3 meses, al objeto de disponer de un margen de tiempo para los inevitables contratiempos y cambios que pudieran producirse.


Se trata de unos requisitos de carácter esencial, pues en esa fecha daba inicio la temporada turística y, con ella, el inicio de la conflictividad en el sector, en razón de lo cual se ha controlado la línea base del tiempo para asegurar el cumplimiento de los hitos de entrega del proyecto (3 meses).


El acuerdo de inicio del proyecto sufrió algunas dilaciones debidas a las necesarias tramitaciones administrativas y fundamentalmente la necesidad de coordinar su inicio con la dirección general de informática. Ello nos ha obligado a agudizar el ingenio y a incrementar ligeramente los recursos humanos destinados al proyecto.


Finalmente pudo estar totalmente operativo en la fecha prevista.


En los siguientes tres meses se realizó un exhaustivo control de la estabilidad del sistema y se realizaron algunos ajustes, especialmente en la versión para plataformas android de móvil.


En relación con el indicador principal del proyecto,


incrementar  la participación ciudadana en orden a que la Inspección Turística pueda obtener más puntos de información y con ello pueda acometerse más eficazmente la vigilancia sobre la oferta ilegal vacacional.
Se pretende conseguir un incremento en un 25% de denuncias tramitadas en la temporada 2018.


se produjo el esperado efecto llamada. La novedad del sistema produjo un espectacular aumento de las denuncias, que llegó a los límites de estabilidad del sistema informático y a la total desesperación de los funcionarios, pero, como también se esperaba, a las pocas semanas el sistema se estabilizó.


En la temporada 2018 se produjo un incremento del 27,48% de las denuncias, el objetivo era del 25%.



En relación con el objetivo secundario,


Realizar una campaña de divulgación de la TURISWEB


se realizó una campaña de divulgación para el uso responsable del formulario y de la app asociada, con el eslogan: TurisWeb-turismo de calidad. Actúa



2)  ALCANCE DEL PROYECTO


Se ha hecho entrega del formulario web objeto del proyecto desarrollado, el cual se ajusta a los requisitos técnicos y jurídicos definidos en su planificación, y sin que haya habido modificaciones sustanciales en el transcurso de la ejecución del proyecto, dado que únicamente han existido ciertos cambios en el formulario de carácter meramente estético.


Se puede consultar en https://turisweb.cat




3) ACTIVIDADES DEL PROYECTO (estado de las actividades previstas en el periodo e hitos, desviaciones y cambios en el cronograma)


Las actividades desarrolladas se han ajustado a lo previsto y, para agilizar y acortar los plazos, se han simultaneado tanto como ha sido posible.


En primer lugar, se ha realizado un análisis de las necesidades considerando los tres operadores afectados por el proyecto: los ciudadanos, la estructura funcionarial y los titulares/explotadores de los alojamientos turísticos.


Realizado el análisis, hubo que aunar estas necesidades con las limitaciones de los estándares de publicidad y seguridad de la Dirección General de Desarrollo Tecnológico y los límites fijados por los servicios jurídicos. Y obviamente, con las capacidades reales del servicio de inspección que debería recibir las denuncias.


Se optó por una versión simplificada, y ampliable en un futuro, que permitiese garantizar la puesta en marcha del proyecto en la fecha establecida.


Como ya se ha indicado este proceso retardó ligeramente el inicio de la fase de ejecución material de proyecto por el departamento de informática.


Una vez desarrollada la versión beta se solicitó informe de los servicios jurídicos y se puso en pruebas. La inspección y algunos “voluntarios” de otros servicios ensayaron y propusieron pequeñas mejoras.


Los servicios jurídicos evacuaron su formal informe favorable a la propuesta.


Se dio de alta en protección de datos la base de datos y se puso en explotación, se consiguió que los servicios informáticos de la Comunidad asumieran su mantenimiento.


Al tratarse de un elemento esencial del proyecto, para cumplir con la fecha de puesta en servicio se realizó un esfuerzo en cuanto a recursos humanos (horas extras y dos personas más); esa fue la principal desviación, que repercutió en los costes.


4) COSTES DEL PROYECTO (acumulado de costes, desviaciones  y cambios en el presupuesto)


Los costes han sufrido un ligero incremento en valor absoluto, que no en relativo: se han desviado un 10% al alza (3.000€) debido a la necesidad esencial de cumplir con la fecha de entrega. Fundamentalmente por las horas extras.


En la fase de pruebas se han utilizado “voluntarios” en su tiempo libre, cuyos costes no se han repercutido.


Los cambios estéticos y las mejoras solicitadas durante las pruebas no han supuesto costes, ya que estaban previstos.

5) RECURSOS HUMANOS (desempeño de los miembros del equipo, conflictos, cambios en el equipo y variaciones de esfuerzo respecto a la planificación)


Todos los miembros del equipo han realizado con eficacia, y con implicación personal su labor.
Ante la corta duración de la fase de ejecución no eran previsibles cambios, y así fue.


En relación a los conflictos, los cambios son siempre difíciles de gestionar. Sobre todo por los usuarios (funcionarios) finales del formulario, pero fue posible su integración y colaboración.


Aunque en la punta de incremento de denuncias se produjo una crisis de confianza, muerte por éxito. Pero fue posible mantener la moral alta hasta la fase de estabilización.


El personal se implicó y dedicó más tiempo del facturado, fuimos muy optimistas en el cálculo de los plazos.


6) RIESGOS (relación de incidencias del periodo  e impacto en el proyecto)


En el acta de constitución se habían previsto los siguientes riesgos:


Posibilidad de tramitación de denuncias anónimas.
Posible abuso de denuncias falsas


El primer riesgo, ante la obligatoriedad de introducir todos los datos de identificación en el formulario se transformó en denuncias con identidad falsa.


No obstante, fue insignificante el número de denuncias falsas o con identidad falsa. Menor al 1 por 1000, despreciable.


Si se produjo un riesgo, no previsto, por la reiteración de denuncias. Ello obligó a programar en el formulario una comprobación de datos personales y del objeto de la denuncia.


Si coincidían los dos elementos se procedía a generar una anotación de reiteración en la denuncia anterior pero no una nueva denuncia, de lo cual se informaba al denunciante.


Si coincidía el segundo elemento se acumulaban automáticamente las denuncias.


Pero como se ha indicado, en tres meses, el sistema de estabilizó.

7) ADQUISICIONES  (estado de las adquisiciones y cambios de la recepción  que afecten a la ejecución del proyecto según el plan)


Las adquisiciones necesarias para la ejecución del proyecto fueron virtuales. Consistieron en la adquisición de las licencias de ORACLE y el hosting para alojar la plataforma y las bases de datos.


Todo ello se realizó por parte de la Dirección de Tecnología, y forma parte de su rutina, por lo que no fue nada conflictivo.


El impulso del proyecto se realizó por una dirección general con “pocos” conocimientos en materia de desarrollos e implantaciones informáticas por lo que nos apoyamos totalmente en las propuestas de los ejecutores del proyecto.


Realmente hay una serie de elementos estéticos y funcionales que nos hubiese gustado mejorar, quedan para el proyecto de mejora, pero implicaban la adquisición de un software no previsto y fue rechazado para no incrementar los costes ni superar el plazo máximo.    

8)  ACCIONES CORRECTIVAS  (derivadas del seguimiento, así como las tareas y productos del proyecto afectado)


Por suerte, todo es mejorable, y hemos visto necesaria, en una segunda fase, el desarrollo de una aplicación back-office para la gestión de la información, que deberá contar con un sistema GIS enlazado con la base de datos de autorizaciones y la de tramitación.


Con ello esperamos agilizar la tramitación y, sobre todo, la información al seguimiento.


Una vez implantado podría, en el front-office, abrirse una ventana de seguimiento de las denuncias.



Así mismo hay que poder interactuar desde twitter y en facebook. Resulta muy novedoso para la administración, pero muy necesario para la ciudadanía.

 
9)  LECCIONES APRENDIDAS (qué haríais diferente, qué habéis aprendido en esta ocasión y qué consejo le podríais dar a una persona que tuviera que gestionar un proyecto parecido)


El peor enemigo que hemos tenido ha sido el plazo, nos hemos marcado un objetivo muy rígido, aunque necesario. Os aconsejamos ampliar el plazo y, si es posible, sin una fecha límite esencial.


Hemos aprendido lo amplio y confuso del mundo de la informática, las horas y recursos que se necesitan para cualquier desarrollo. De ahí que es necesario en los trabajos previos poner de manifiesto claramente la jerarquía de necesidades.


Asimismo ha quedado clara la importancia de la planificación del proyecto para el aseguramiento del éxito del mismo.


Consejo: Hemos confirmado la importancia de la confianza en el talento del equipo para desarrollar el proyecto.  Y la eficacia de un sistema de liderazgo fuerte y que asuma la dirección el proyecto y responda a las necesidades del equipo.


2017 Odisea Mooc

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